外贸人整理客户信息的方法

外贸人整理客户信息的方法如下：CHAPTER 01使用客户档案表格；CHAPTER 02记录快递、样品、收付款等细节；CHAPTER 03使用客户沟通详细记录表格；CHAPTER 04来访客户的总结和记录；CHAPTER 05进行每日工作记录。本次小编就来给大家介绍。

外贸人整理客户信息的方法

CHAPTER 01使用客户档案表格

也就是客户信息列表。

总的来说，这份表格需要清晰地将客户分类，按照来源、规模、类型、重要程度、发展阶段等，清晰明了地分类整理，需要包含客户的主要信息、基本简介、联系人和联系方式、进展记录等。只要打开这个表格，你就拥有的你所有客户的一览表，其他所有的记录和文件整理，都是围绕着这份客户表格开始的。

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CHAPTER 02记录快递、样品、收付款等细节

快递和样品细节很重要，因为你的订单和你寄给客户的样品息息相关，很多产品的下单需要非常依赖样品的确认。比如人造草坪，需要完全和样品的色号、原料规格等一模一样，否则半点差错就会造成整个订单被做错。所以这个记录必须包括：样品的种类和细节、照片、快递单号、寄样时间和收到时间、寄件方式、付款方等，所有一切需要记录的细节，单独整理一个表格，用于记录这个资料。也是你后期跟进客户的主要依据。

收付款细节记录就很好理解了，主要是记录收款的细节，比如客户应付金额和到账金额、手续费、时间、付款水单等，以备后期及时发现异常问题。比如手续费突然异常、到账时间异常等。也有助于你统计每个客户的合作金额、业绩完成金额。

CHAPTER 03使用客户沟通详细记录表格

邮件往来详细记录，每一封都要全部记录下来，包括简短的回应。邮件原文+翻译，截图+敲字。客户多了很麻烦，但是客户越多越需要把这份工作做好，否则你很快就会混乱，想查询某封邮件中的某一段话，难道需要把所有的邮件全部搜查一遍吗？有的客户来往邮件多达几百封甚至上千封，找一次浪费半天的时间。

除了邮件，每次和客户在线聊天、打电话的内容，也全部要归纳整理，原文截图，翻译成中文，记录在你的表格里。每个客户单独一份表格。时间久了，有的客户消沉一段时间突然又联系你时，只需要拿出这份表格，全部看一遍，就做到了对你们的沟通了如指掌。

不要怕麻烦，等你混乱迷茫时，再去整理就晚了，已经错过很多好客户了。

CHAPTER 04来访客户的总结和记录

每次接待客户之后，写一份接待总结。尽可能地记录每一个问题和客户的反应，越能高度还原，越有效果。不要高估自己的记忆，接待客户后，最好2天内整理完。如果全靠大脑记忆，在客户第二次来访时，你就已经记不清上次你们谈判的具体内容了。尤其客户来访比较频繁的公司，一个月接待好几波客户，不记录的话，这几波客户都混在一起了。

可能你会疑问：我记录主要的内容不就行了，干嘛记录每个问题？

举个例子吧，有一次，我帮同事接客户，当时我充当陪同，记录会谈内容。会议结束后，这个同事市主要负责人，2个小时的谈判，他记录了2张纸，我记录了14张纸。客户对我说：有问题问你就行了，因为你一定记下了所有的信息。尽管他一直没看我，但是他注意到了我，并且认可了这份记录的重要性。

只是几句话总结这次接待，大的方向不会错，但是没法全面判断这个客户的性格、做事风格、隐藏的情绪、对产品的细微反应。有时候，一句话就可以侧面反映客户的心理活动，一个细微的动作可以验证你的猜想。合作客户几年也来不了几次，不抓紧机会记录一切信息，不是浪费了这个见面机会吗？

CHAPTER 05进行每日工作记录

其实工作日程记录应该是在早晨来到公司要做的第一件事。这里说的是，你每天的完成情况，包括日程内容、开发情况、反馈情况、询盘情况等，只需要你花费不到5分钟时间，就可以总结出来。但是这份数据日后可以作为工作总结的重要凭证，可以分析出来，工作中欠缺的是效率，还是工作量，还是回复率。

以上便是外贸人整理客户信息的方法的介绍，希望能帮到广大外贸人。